Kto musi dołączyć do systemu e-Doręczenia?

Od 10 grudnia 2023 roku wchodzi w życie obowiązek stosowania e-Doręczeń przez podmioty publiczne wskazane w ustawie.

Minister cyfryzacji przypomina o ustawowym obowiązku dołączenia do systemu e-Doręczenia. Podkreśla, że podmioty zobowiązane ustawą deklarują chęć dołączenia do systemu, jednak wciąż niewielki procent włączył się w proces wdrożenia. Dlatego nie warto odkładać tego na później i już teraz podjąć kroki w celu dołączenia do obsługi e-Doręczeń.

Może Cię zainteresować też: Od kiedy w Polsce będą obowiązywały e-Doręczenia?

Realizowane są szkolenia, dostępne są także liczne materiały instruktażowe z obsługi skrzynki e-Doręczeń. Szkolenia były prowadzone w organach prowadzących (ministerstwach) oraz jednostkach samorządu terytorialnego.

e-Doręczenia to nie tylko założenie skrzynki, ale też konieczność na przykład dostosowania wewnętrznych procedur związanych z przekazywaniem korespondencji w poszczególnych podmiotach. Wnioski o nadanie adresu do e-Doręczeń można składać przez cały czas — nie trzeba od razu ich aktywować – można to zrobić 10 grudnia 2023 roku. 

Jak dołączyć do systemu e-doręczeń?

1. Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń.
   • Wniosek należy podpisać elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie wysłane na adres e-mail administratora podany we wniosku.
2. Aktywuj skrzynkę do e-Doręczeń
   • Jeśli będziesz korzystać ze skrzynki online, wejdź na edoreczenia.gov.pl.
   • Jeśli będziesz korzystać z EZD, podłącz swój system (możesz to zrobić przez edoreczenia.gov.pl)
3. Skrzynkę do e-Doręczeń znajdziecie w dwóch miejscach: pod adresem mobywatel.gov.pl (w zakładce „Twoje skrzynki) i na edoreczenia.gov.pl.

Podmioty publiczne

Od 10.12.2023 r. – termin określony w komunikacie ministra z dnia 29 maja 2023 r.

1.  Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.
2.  Organy władzy publicznej, inne niż wymienione w p. 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.
3.  Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
4.  Narodowy Fundusz Zdrowia.
5. Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią  jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
6. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe (z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego)

Podmioty niepubliczne

Od 10.12.2023 r. – termin określony w komunikacie ministra z dnia 29 maja 2023 r.

Zawody zaufania publicznego:

• adwokat wykonujący zawód,
• radca prawny wykonujący zawód;
• doradca podatkowy wykonujący zawód;
• doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
• rzecznik patentowy wykonujący zawód;
• notariusz wykonujący zawód;
• radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.

Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Cały czas można testować nowy system

Nowa, cyfrowa forma komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, obywatelami i firmami ma usprawnić przepływ informacji i gwarantować bezpieczeństwo danych. Żeby sprawdzić, jak będą działać e-Doręczenia, możesz je także przetestować w swojej organizacji.  

Środowisko testowe dostępne jest od wielu miesięcy. Urzędy mogą założyć testowe adresy do e-Doręczeń i sprawdzić, jak działa skrzynka albo podłączyć testową wersję systemu kancelaryjnego. To pomoże podmiotom przygotować wewnętrzne procedury, jeszcze przed właściwym wdrożeniem. 

e-Doręczenia a ePUAP — czym się różnią?

• Ministerstwo Cyfryzacji buduje spójny i skuteczny system, w którym skupione będą wszystkie usługi i kanały komunikacji z urzędami. Kluczem do tego jest wdrożenie e-Doręczeń i integracja z ekosystemem e-usług dostępnych na stronie mobywatel.gov.pl.
• Od 10 grudnia 2023 roku rozpocznie się okres przejściowy, w którym będą obowiązywały dwa kanały komunikacji z administracją publiczną: dostępny obecnie ePUAP oraz e-Doręczenia.
• Platforma ePUAP będzie funkcjonować po 10 grudnia 2023 roku. Dla prawników z podmiotów publicznych Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało szczegółową opinię wskazującą interpretację nowych przepisów.

Korzyści z wdrożenia e-Doręczeń

• Bezpieczna korespondencja.
• Wiarygodność korespondencji – nadawca oraz adresat są identyfikowani podczas odbioru przesyłki.
• Bezpieczeństwo prawne – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskim (eIDAS ) i ustawą o e-Doręczeniach.
• Kompleksowość – korespondencję można wysłać do osób fizycznych, osób prawnych oraz podmiotów administracji publicznej.
• Przejrzystość procesów – czas każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.

➔ Sprawdź, które podmioty w pierwszej kolejności MUSZĄ dołączyć do e-Doręczeń
➔ Sprawdź najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

źródło: Ministerstwo Cyfryzacji