Jak podpisać dokumenty elektroniczne Profilem Zaufanym?

Od teraz możesz wykorzystać swój Profil Zaufany do podpisywania dokumentów elektronicznych całkowicie za darmo – wysyłaj dokumenty do urzędu przez internet zamiast tradycyjną pocztą!

Dokument poprawnie podpisany Profilem zaufanym (Podpisem zaufanym)

Dokument poprawnie podpisany Profilem zaufanym

Masz do wysłania dokument elektroniczny, który powinieneś wcześniej podpisać? Możesz wykorzystać do tego celu Profil Zaufany. Każdy kto chce wysłać dowolny dokument do urzędu, nie musi inwestować w kopertę i znaczek.

Może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji stworzyło nowe, proste rozwiązanie, dzięki któremu można podpisać dokument Profilem Zaufanym w „podpisywarce”, a później wysłać go e-mailem.

Profil Zaufany to darmowe narzędzie, które służy do załatwiania spraw urzędowych. Teraz zyskał jeszcze jedną funkcję – dzięki niemu można podpisać elektronicznie dowolny dokument. Jest to szczególnie ważne dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.


Może Cię zainteresować także:

Polacy założyli aż 2 mln profili zaufanych w 2019 roku

Jak skorzystać z „podpisywarki” i podpisu zaufanego?

Aby skorzystać z tej możliwości, wystarczy wejść na portale gov.pl lub obywatel.gov.pl. Następnie wybierz usługę „Podpisz dokument elektronicznie” – to bardziej formalna nazwa „podpisywarki”. Aby móc skorzystać z „podpisywarki” musisz mieć Profil Zaufany. Ma go już prawie 3,1 mln Polaków.

Jak to działa?

Kiedy znajdziesz się już w „podpisywarce” i zapoznasz się z informacją, kliknij niebieski przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym, możesz się zabrać za elektroniczne podpisanie dokumentu, który masz do wysłania. Ale możesz też sprawdzić, czy inne osoby prawidłowo podpisały już dokument, który wysłały Ci np. e-mailem, a także zobaczyć podpisane już przez nie dokumenty.

Jak podpisać dokument Podpisem zaufanym?

Podpisywarka Profilem Zaufanym

To bardzo proste. Po zalogowaniu w usłudze Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego („podpisywarce”) w serwisie Mój Gov, najpierw – z dysku na swoim komputerze – musisz wybrać dokument, który chcesz podpisać.

  1. Kliknij niebieski przycisk „Wybierz dokument z dysku”.
  2. Następnie wybierz odpowiedni plik, który chcesz podpisać. Jeśli zrobisz to dobrze, pojawi się komunikat „dokument został poprawnie dodany” wraz z jego nazwą. Teraz możesz go podpisać!
  3. Kliknij przycisk „Podpisz”. W ten sposób zostaniesz ponownie przekierowany do Profilu Zaufanego.
  4. W prawym górnym rogu powinieneś kliknąć „Podpisz podpisem zaufanym”. Po wprowadzeniu hasła jednorazowego, które dostaniesz na swój telefon klikasz „Autoryzuj i podpisz dokument”. W ten sposób dokument zostanie przez Ciebie podpisany!
  5. Trafisz na stronę z komunikatem „Twój dokument został podpisany” i szczegółami tego podpisu (z datą i godziną jego złożenia).
  6. Teraz możesz pobrać podpisany dokument na swój dysk (jeśli tego nie zrobisz i zamkniesz przeglądarkę, czynność musisz powtórzyć). Kliknij niebieski przycisk „Pobierz”.

Podpisywanie dokumentu Profilem zaufanym

Po zapisaniu dokumentu na dysku (jeśli nie wskazałeś, że chcesz zapisać np. na Pulpicie komputera), automatycznie zostanie on zapisany na Twoim komputerze w folderze „Pobrane”.

Nie przejmuj się, że plik będzie w formacie .XML – tak powinno być! Jeśli spróbujesz go otworzyć, w okienku pojawi się ciąg nieczytelnych znaków. Właśnie w ten sposób zakodowany został Twój dokument z podpisem!

Wymogi techniczne dotyczące podpisywanych dokumentów:

  • Rozmiar dokumentu nie może przekraczać 10 MB.
  • Obsługiwane rozszerzenia plików: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, gzip, .7z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2.
  • Zalecane przeglądarki internetowe: Google Chrome od wersji 71.0.3, Firefox od wersji 65.0.1, Safari od wersji 12.0.2.

Co teraz zrobić, aby przesłać podpisany dokument?

Zapisany na dysku (np. na pulpicie) dokument w formacie .XML możesz wysłać zarówno e-mailem lub choćby przy pomocy komunikatora internetowego do innej osoby, np. po to, by ona go też podpisała.

Aby to zrobić musisz po prostu załączyć np. do wiadomości e-mail podpisany przez siebie plik .XML, czyli Twój dokument z zakodowanym podpisem. Po otrzymaniu takiej korespondencji urząd powinien wiedzieć jak sobie poradzić z takim dokumentem. Na pewno wiedzą jak to zrobić: Ministerstwo Finansów i podległe mu służby skarbowe, czy Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajowy Rejestr Sądowy, do których niektóre organizacje powinny wysyłać swoje sprawozdania finansowe.

KIR wprowadził mSzafir – zdalny kwalifikowany podpis elektroniczny

Jak przeczytać podpisany przez kogoś dokument?

Co zrobić, aby odczytać dokument, który ktoś inny podpisał Profilem Zaufanym przy pomocy „podpisywarki” i przysłał Ci taki dokument np. e-mailem?

To jeszcze prostsze, niż podpisywanie. Nie przejmuj się, że przyszedł do Ciebie plik .XML z zakodowanym w ten sposób podpisem. Tak właśnie powinno być! Jeśli spróbujesz otworzyć ten plik, zobaczysz jedynie ciąg różnych znaków. Aby go odczytać, musisz skorzystać właśnie z „podpisywarki”.

Co zrobić?

  1. Przede wszystkim zaloguj się do „Podpisywarki”.
  2. Następnie wybierz z dysku podpisany dokument z rozszerzeniem .XML.
  3. Po wczytaniu dokumentu otrzymasz komunikat „dokument został poprawnie dodany”. Uwidocznione są tam też informacje, kto i kiego go już podpisał.
  4. Jeśli chcesz zobaczyć treść podpisanego dokumentu – kliknij „zobacz dokument”. Spowoduje to pobranie go w formacie, w jakim został stworzony (np. .doc, .xls czy .pdf). Możesz go w ten sposób zobaczyć.

Dokument elektroniczny podpisany Profilem Zaufanym

Uwaga, nawet jeśli wprowadzisz w nim jakieś zmiany (bo np. znalazłeś literówkę) – podpisany dokument nie zostanie zmieniony. W razie konieczności poprawek, wszystkie osoby, które go wcześniej podpisały, muszą powtórzyć procedurę.

Co zrobić, aby podpisać dokument, który ktoś inny już podpisał?

Jeśli dostałeś od kogoś już podpisany dokument i Ty też chcesz go podpisać, przede wszystkim zaloguj się do „podpisywarki”. Po wczytaniu dokumentu z rozszerzeniem .XML, możesz kliknąć w niebieski przycisk „Podpisz”. Zostaniesz przekierowany do Profilu Zaufanego. Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”. Potwierdź kodem autoryzującym, który dostałeś na swój telefon. Pismo podpisane!

Tak podpisany dokument (z rozszerzeniem .XML) możesz pobrać na dysk swojego komputera i w dowolny sposób (np. e-mailem) wysłać go do kolejnej osoby, która powinna go podpisać.

Korzystając z tego rozwiązania dokument może podpisać dowolna liczba osób. Po zebraniu wszystkich potrzebnych podpisów, dokument (np. sprawozdanie finansowe) może zostać przesłany do odpowiedniej instytucji.

Dowiedz się więcej o podpisywaniu dokumentów elektronicznych Profilem Zaufanym.

źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Łukasz Majchrzyk
Obserwuj